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我院顺利通过四川省增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收工作
发布日期:2021-11-19 来源:信息学院


2021年11月18日,学院收到由四川省档案局、省财政厅、商务厅、省税务局联合发出的《关于印发增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点通过验收单位名单的通知》文件(川档函【2021】38号),正式通告学院成为四川省首批完成试点工作并通过验收单位。试点工作在学院党委与行政的关心支持下,项目组成员精诚合作历时半年完成此项任务,现对试点工作汇报如下:

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一、试点背景与意义

2020年国家税务总局发布了《税务总局等十三部门关于推进纳税缴费便利化改革优化税收营商环境若干措施的通知》(税总发〔2020〕48号),其中明确指出要推进电子发票应用的社会化协同,积极推进会计凭证电子化入账、报销、归档工作,推动电子发票与财政支付、单位财务核算等系统衔接,进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。2021年3月四川省档案局、四川省财政厅、四川省商务厅、国家税务总局四川省税务局联合发文《关于我省增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点的通知》(川档发【2021】2号),开始四川省首批试点工作。

面对数字时代财务工作的变革,企业“业财税金档一体化”,使业务发生、处理和归档管理的全过程在线化,因此会计档案工作是打通财税数字化的“最后一公里”。会计档案工作的发展需要,长期以来会计档案资料固守传统的模式,一般用纸质文档存储在档案室里面,查找检索起来非常费时,存储档案空间又大,维护起来也不方便。企业核心数据无法大量分析与利用,这对社会经济的发展不利,随着计算机信息技术的发展,档案的数字化升级已成为必然的趋势。

二、申报试点与工作目标

1.申报试点工作。学院响应国家四部委扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的号召,于2021年4月成功申报为四川省首批试点单位之一,也是唯一试点的高校。

2.试点目标。学院试点工作目标为:

■ 实现在线票据归集查验管理,构建本地票据池。

■ 实现快速完成原始单据电子化处理,报销单据智能化填写及在线审批。

■ 满足学校内控管理要求,以预算管理为主线、实现费用精细化管理。

■ 实现记账凭证自动生成,提高财务核算工作效率。

■ 实现会计档案归档移交,提高会计档案使用效率。

三、试点工作过程

学院高度重视试点工作,学院院长办公会决定成立试点工作项目团队,由易思飞、肖兆飞两位院领导任组长,信息学院李建军为副组长,牵头负责试点工作,抽调财务处、档案馆、会计学院、信息学院、信息中心与学院产学研公司技术专家参与,共21名成员。

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图2

2021年5月-2021年10月,试点工作小组按试点工作方案展开了学习调研、系统研发、测试与上线、并行试点等阶段的高效工作。

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图3

与财务处、档案馆协调后结合学院财务会计系统实施现状(学院系统多接口复杂、技术支持协调困难),充分考虑可行性后,决定研发新系统、搭建新环境,并行开展增值税电子发票电子化归集、报销、入账、归档一体化建设工作。最终,形成3个月的财务数据对整体系统进行验证,于2021年10月20日前完成试点工作,形成可复制推广的试点工作总结报告供其他单位借鉴推广。

四、一体化系统建设

项目组根据学院现状研发了票据归集、报销、入账、归档一体化系统。构建本地票据池,实现在线票据归集查验管理,快速完成原始单据电子化处理,报销单据智能化填写,记账凭证自动生成,实现日常报销的网络审批、原始单据的电子化归档处理以及会计档案归档移交。

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图4

系统整体架构以物联网三层体系架构为基础。感知层重点部署高拍仪、数字证书Ukey、单位电子签章、电子发票、税盘3.0Ukey等配套设备;网络层重点建设企业办公网,配套建设签章、签名服务器及相关网络信息安全设备;应用层重点建设票据归集、单位报销、财务核算和会计电子档案系统。整体系统架构如下图所示:

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图5

在试点工作中关键如下问题:

1、生成发票元数据;

2、解决了发票验真与重复报销的问题;

3、基本实现了会计档案三环节的四性检测。

五、试点工作取得的效益

1.取得的经济效益

(1)节约纸张、耗材和人力。通过试点工作,学院报账审核由原来平均4天缩短至平均1.5天,管理成本节约如下:(1)材料成本(纸张、耗材、设备折旧等)每笔报账平均节约7页,每页成本0.1元,平均每笔报销节约成本0.7元。(2)人工成本:以往报销财务平均每份发票验真查重的时间为20分钟,现在完全无需人工查验。

(2)节约档案库房面积。按学院现在平均每个月800份记账凭证、账簿与报表、原始凭证等归档入柜计算,每个月节约档案库房面积约2立方米。

2.取得的管理效益

电子发票报销周期原流程:电子发票打印粘贴填写报销单大概需要20分钟时间,财务查验查重一张发票时间大概需要20分钟,纸质报销单传递审批需要30分钟。现在线上报销不用打印、不用贴发票,系统自动查验查重,整个流程10分钟即可完成,也就是说一张电子发票从报销到入账缩短了一个小时左右。

3.取得的社会效益

有助于行政事业单位业、财、税融合,实现了财务数据的精准颗粒化管理,为财务数据的分析和挖掘提供基础,提高行政管理效率,降低了企业经营成本,节约了社会资源。有助于国家了解资金使用效能,对上层制定宏观政策和调控提供基础;构建全国统一电子发票管理平台,构架了国家级的“数据海”,推动国家数据治理能力;实现电子发票报销的全程无纸化,推动实现“碳达峰、碳中和”目标。

六、后续打算

验收不是工作的结束,是新的起点!学院将继续深化试点工作,贡献增值税发票电子化报销、入账、归档工作的“四川财经职业学院范例”。同时充分发挥高校特长深化科学研究,在专家组指导下,争取立项完成四川省电子发票电子化报销、入账、归档相关标准,进行更高层次的推广。